Sleutelverskil – Sekretaresse vs Ontvangsdame
Sekretaresse en Ontvangsdame is twee belangrike poste in enige organisasie waartussen sekere verskille beklemtoon kan word. Hierdie twee poste het verskillende rolle, funksies en pligte om te verrig in teenstelling met die algemene wanopvatting dat dit een en dieselfde werk is. Terwyl 'n sekretaresse meer 'n persoonlike assistent of administratiewe assistent is, is 'n ontvangsdame die eerste persoon wat 'n mens teëkom wanneer hy 'n organisasie betree. Kom ons sien die verskil tussen die funksies van 'n sekretaresse en 'n ontvangsdame.
Wie is 'n sekretaris?
Volgens die Oxford English Dictionary is 'n Sekretaris 'n administratiewe amptenaar in 'n organisasie wat in diens is om briewe te tik, rekords te hou, ens. Die funksies van 'n sekretaris wissel na gelang van die grootte van 'n organisasie. Terwyl sy in 'n klein maatskappy die dubbele pligte van 'n ontvangsdame sowel as 'n sekretaresse moet verrig, is sy in groot organisasies die persoon wat die skedule van haar baas reël, al die posse ontvang en daarop antwoord, voorrade bestel, skeduleer afsprake met haar baas, tik belangrike briewe en so aan.
'n Sekretaresse moet 'n hoërskool of gelykwaardige diploma hê en moet vinnige tikvaardighede hê. Baie maatskappye verkies om persone aan te stel met 'n bykomende sertifikaat van sekretaressevlakvaardighede. Kom ons gaan nou oor na 'n begrip van die rolle van 'n ontvangsdame om 'n duidelike idee te kry van die verskil tussen die twee.
Wie is 'n Ontvangsdame?
'n Ontvangsdame word gewoonlik vereis om mense by die ontvangstoonbank te groet en hulle na verskillende departemente te lei, afhangende van hul vereistes. Sy is ook die persoon wat na die inkomende oproepe moet aandag gee en die navrae moet beantwoord en ook na klagtes moet luister. Mense wat 'n belangrike persoon in die organisasie wil ontmoet, moet hierdie persoon ontmoet om die datum en tyd van die vergadering te kry.
Wanneer jy 'n oproep na enige maatskappy maak, is die stem wat jy normaalweg hoor dié van die ontvangsdame. 'n Ontvangsdame moet aandag gee aan alle besoekers en moet 'n aangename persoonlikheid, 'n helpende houding en 'n lieflike stem hê om hulle te beïndruk. Sy moet telefoonetiket hê sodat sy alle besigheidsnavrae met die grootste doeltreffendheid bywoon en toevallige navrae in regte kliënte verander.
Dit is dan duidelik dat daar groot verskille is in die rolle, verantwoordelikhede en funksies van 'n sekretaresse en 'n ontvangsdame.
Wat is die verskil tussen sekretaresse en ontvangsdame?
Definisies van sekretaresse en ontvangsdame:
Sekretaresse: 'n Administratiewe amptenaar in 'n organisasie wat in diens is om briewe te tik, rekords te hou, ens.
Ontvangsdame: 'n Persoon wat besoekers aan 'n kantoor groet en hanteer.
Kenmerke van sekretaresse en ontvangsdame:
Pligte:
Sekretaresse: 'n Sekretaresse organiseer die skedule van haar baas, ontvang en antwoord al die posse, bestel voorraad, skeduleer afsprake met haar baas, tik belangrike briewe, ens.
Ontvangsdame: 'n Ontvangsdame groet mense by die ontvangstoonbank en rig hulle na verskillende departemente na gelang van hul vereistes. Sy moet ook aandag gee aan die inkomende oproepe en die navrae beantwoord en ook na klagtes luister.
Vereistes:
Sekretaresse: 'n Sertifikaat van sekretariële vaardighede is nodig.
Ontvangsdame: 'n Spesifieke vaardigheid word nie vereis nie; die individu moet egter 'n aangename persoonlikheid, 'n helpende houding en 'n lieflike stem hê. Sy moet ook doeltreffend in haar werk wees.
