Sleutelverskil – Algemene Grootboek vs Proefbalans
Voorbereiding van algemene grootboek en proefbalans is twee hoofaksies in die rekeningkundige siklus wat nodig is vir die voorbereiding van jaareind finansiële state. Die belangrikste verskil tussen algemene grootboek en proefbalans is dat algemene grootboek 'n stel rekeninge is wat gedetailleerde transaksies bevat wat uitgevoer is, terwyl proefbalans 'n staat is wat die algemene grootboek-eindsaldo's aanteken.
Wat is 'n Algemene Grootboek
Die algemene grootboek is die hoofstel rekeninge waar alle transaksies wat binne die finansiële jaar gedoen is, aangeteken word. Die inligting in die algemene grootboek is afgelei van die algemene joernaal, wat 'n aanvanklike boek is om transaksies in te voer. Algemene grootboek bevat al die debiet- en kredietinskrywings van transaksies en word met bateklasse geskei. (Bates, laste, ekwiteit, inkomste en uitgawes)
Bv. Individuele baterekeninge soos kontant, debiteure, vooruitbetalings, ens. sal onder die klassifikasie van bates aangeteken word.
Vir grootskaalse besighede waar baie transaksies gedoen word, is dit dalk nie gerieflik om alle transaksies in die algemene grootboek in te voer nie weens die hoë volume. In daardie geval word individuele transaksies in 'subsidiêre grootboeke' aangeteken en die totale word na 'n rekening in die algemene grootboek oorgeplaas. Daar word na hierdie rekening verwys as die 'Beheerrekening' en die rekeningtipes wat oor die algemeen 'n hoë aktiwiteitsvlak het, word hier aangeteken.
Figuur_1: Voorbeeld van Algemene grootboeksaldo
Wat is proefbalans?
Die proefbalans is 'n opgesomde werkblad wat alle grootboeksaldo's soos op 'n bepaalde tydstip (gewoonlik die rekeningkundige jaareinde) insluit met die doel om die wiskundige akkuraatheid van die grootboeksaldo's na te gaan. Al die debietsaldo's sal in een kolom aangeteken word met al die kredietsaldo's in 'n ander.
Proefbalans verskaf al die eindsaldo's in 'n oogopslag in 'n enkele dokument, daarom is dit maklik om as 'n verwysingsinstrument te gebruik. Dit help ook om 'n aantal moontlike foute in geval van voorkoms te openbaar en help om die tipe joernaalinskrywings te identifiseer wat gepos moet word om die geïdentifiseerde foute reg te stel.
Hoofdoelwitte en gebruike van 'n proefbalans
Om as 'n besluitinstrument te gebruik om die wiskundige akkuraatheid van die grootboeksaldo's te verseker
As al die transaksies vir 'n rekeningkundige tydperk akkuraat aangeteken is, moet die som van die debietsaldo's van die proefbalans gelyk wees aan die som van die kredietsaldo's.
Om foute in die optekening van finansiële inligting op te spoor en reg te stel
Sekere tipe foute in die algemene grootboek kan deur die proefbalans geïdentifiseer word. Hulle is,
- Foute van gedeeltelike weglating (Slegs die debietinskrywing of die kredietinskrywing word in rekeninge gepos)
- Foute van oordrag (Die eindsaldo is verkeerd oorgedra)
- Foute met uitsaai (Die totaal van 'n rekening is min of meer aangeteken)
In die geval van 'n fout, word die bedrag wat die verskil veroorsaak in die 'afwagrekening' geplaas totdat dit reggestel is. Indien die debietkant van die proefbalans die kredietkant oorskry, word die verskil na die afwagrekening gekrediteer en as die kredietsaldo groter is as die debietsaldo, word die verskil teen die tussenrekening gedebiteer. Sodra die foute geïdentifiseer, reggestel en die proefbalans opgetel is, word die afwagrekening gesluit aangesien die saldo nie meer bestaan nie.
Die volgende inskrywings sal egter nie 'n teenstrydigheid in die proefbalans veroorsaak nie.
- Beginselfoute (Die inskrywings word na die verkeerde tipe rekening gepos)
- Foute van volledige weglating (Die inskrywings is heeltemal uit die rekeninge weggelaat)
- Foute van kommissie ('n Inskrywing word in die korrekte tipe rekening geplaas, maar die verkeerde rekening)
- Foute van oorspronklike inskrywing (Verkeerde bedrag word na die korrekte rekeninge gepos)
- Foute van vergoeding (Verkeerde inskrywings in twee of meer rekeninge kanselleer mekaar uit)
- Foute van volledige terugskrywing (Korrekte bedrag word na die korrekte rekeninge gepos, maar die debiete en krediete is omgekeer)
Wat is die verskil tussen Algemene Grootboek en Proefbalans?
Algemene Grootboek en Proefbalans |
|
| Algemene grootboek is 'n stel rekeninge wat al die transaksies aanteken. | Proefbalans is 'n opgesomde staat wat die algemene grootboeksaldo's weerspieël. |
| Doel | |
| Die doel is om die finale inskrywings van transaksies aan te teken. | Die doel is om die wiskundige akkuraatheid van algemene grootboeksaldo's na te gaan. |
| Rekeningklassifikasie | |
| Dit word gedoen volgens die klas rekeninge | Daar is geen klassifikasie van rekeninge nie. |
| Tydperiode | |
| Dit teken transaksies gedurende die rekeningkundige jaar aan. | Dit word op die laaste dag van die rekeningkundige jaar voorberei. |
Opsomming – Algemene Grootboek vs Proefbalans
Terwyl die proses van rekeningkunde vroeër baie tydrowend en duur was, kan dit nou met minder tyd en moeite uitgevoer word met die gebruik van outomatiese rekeningkundige sagteware. Dit is belangrik om die verskil tussen algemene grootboek en proefbalans akkuraat te verstaan, aangesien beide belangrike stappe in die voorbereiding van jaareind finansiële state verteenwoordig. In die geval dat daar verskille tussen die debiet- en kredietsaldo's is, moet dit ondersoek word, en korrektiewe inskrywings moet gepos word voordat met die voorbereiding van finansiële state voortgegaan word.
